Księgowość dla aptek
Księgowość apteki od refundacji z NFZ po remanent – kilka stawek VAT na jednym paragonie, marże urzędowe, rabaty od hurtowni i rozliczenia wspólników. Wszystko u jednego dedykowanego księgowego.
Biuro rachunkowe dla aptek
Dla kogo jest ta oferta?
Obsługa księgowa aptek w każdej skali – od pierwszej apteki farmaceuty po sieć prowadzoną przez spółkę farmaceutów:
Aptek ogólnodostępnych prowadzonych przez farmaceutów na JDG
Spółek jawnych i partnerskich farmaceutów
Sieci aptek z jednym właścicielem lub kilkoma wspólnikami
Punktów aptecznych w mniejszych miejscowościach
Aptek z pracownią recepturową
Farmaceutów otwierających lub przejmujących aptekę
Szukasz księgowego, który wie, jak rozliczyć zestawienie refundacyjne z NFZ? Dedykowana księgowa dla aptek, a nie ogólne biuro rachunkowe. Odpowiadamy w ciągu 1 dnia roboczego.
Napisz do nas →
Formy działalności
Rozliczamy różne modele prowadzenia apteki
Księgowość dla apteki prowadzonej przez farmaceutę na JDG wygląda inaczej niż dla spółki kilku wspólników z trzema aptekami. Formę opodatkowania i zakres ewidencji dobieramy do tego, jak działa Twoja apteka.
Apteka na JDG farmaceuty
KPiR albo – przy większych obrotach – pełne księgi, VAT w kilku stawkach, refundacja z NFZ i remanent na koniec roku. Do tego ZUS i składka zdrowotna właściciela.
Spółka jawna lub partnerska
Nowe zezwolenia otrzymują farmaceuci prowadzący JDG oraz spółki jawne i partnerskie farmaceutów. Rozliczamy podział zysku i podatek każdego wspólnika.
Kilka aptek
Każda apteka ma własne kasy, magazyn i wynik. Ewidencję ustawiamy tak, żeby rentowność każdej z nich była widoczna osobno, a przesunięcia towaru udokumentowane.
Zmiana wspólnika
Wejście lub wyjście wspólnika oznacza spis z natury i rozliczenie na dzień zmiany. Księgi i remanent przygotowujemy na ten dzień, a na ich podstawie między wspólników dzielimy wynik.
Refundacja z NFZ i marże
Refundację z NFZ i marże rozliczamy bez zgadywania
W aptece duża część przychodu pochodzi z NFZ i wpływa w rytmie zestawień refundacyjnych. Księgowość aptek prowadzimy w tym samym cyklu.
Zestawienia refundacyjne
Refundację rozlicza się w dwóch okresach w miesiącu. Uzgadniamy wpływy z NFZ z zestawieniami i pilnujemy korekt – także tych do okresów, które już się zamknęły.
Marża urzędowa i handlowa
Na lekach refundowanych marża jest urzędowa, na pozostałym asortymencie – handlowa. Pokazujemy je osobno, więc widać, ile apteka zarabia na lekach refundowanych, a ile na pozostałej sprzedaży.
Kilka stawek VAT na paragonie
Leki, wyroby medyczne, żywność i kosmetyki mają różne stawki. Sprawdzamy, czy kasy fiskalne mają je dobrze przypisane, zanim błąd trafi do JPK.
Rabaty i bonusy od hurtowni
Bonusy za obroty, rabaty potransakcyjne i opłaty marketingowe trzeba ująć prawidłowo w VAT i w kosztach. Rabaty na leki refundowane są zakazane. Przy każdym bonusie ustalamy, jakich produktów dotyczy.
Spodziewasz się kontroli NFZ? Przygotujemy zestawienia refundacji i obrotu lekami refundowanymi, zanim pojawi się kontroler.
Porozmawiajmy →Cennik usług księgowych dla aptek
Pakiety dla aptek
Cena zależy od liczby dokumentów, formy prawnej i liczby prowadzonych aptek. Przy dużej liczbie dostaw z hurtowni przygotowujemy wycenę indywidualną.
Cennik dla aptek na JDG
Wybierz pakiet dopasowany do liczby dokumentów i zakresu obsługi.
Basic
199 zł/mies. netto
do 10 dokumentów
- Księga przychodów i rozchodów (KPiR)
- Rozliczenie podatku dochodowego
- Rozliczenie ZUS właściciela
- Kontakt mailowy i telefoniczny
- Rozliczenie refundacji z NFZ
Standard
349 zł/mies. netto
do 30 dokumentów
- Wszystko z pakietu Basic
- VAT i JPK_V7
- Dedykowana księgowa
- Miesięczne podsumowanie wyników
- Wystawianie faktur sprzedaży w imieniu klienta – do 5 faktur/mies.
- Kontrola stawek VAT w kasach fiskalnych
Pro
499 zł/mies. netto
do 60 dokumentów
- Wszystko z pakietu Standard
- Roczny PIT z działalności
- Kontakt priorytetowy
- Wystawianie faktur sprzedaży w imieniu klienta – do 10 faktur/mies.
- Spis z natury na koniec roku
Premium
649 zł/mies. netto
do 120 dokumentów
- Wszystko z pakietu Pro
- Wystawianie faktur sprzedaży w imieniu klienta – do 15 faktur/mies.
- Obsługa przy dużej liczbie dokumentów
- Analiza marży na lekach i asortymencie
Cennik dla spółek aptecznych
Pełna księgowość i zakres wsparcia dopasowany do skali działalności.
Basic
999 zł/mies. netto
do 20 dokumentów
- Księgi rachunkowe i ewidencja operacji
- Rozliczenie CIT
- Rozliczenie VAT i JPK_V7
- Podstawowe podsumowanie miesięczne
- Rozliczenie wspólników spółki aptecznej
Standard
1 399 zł/mies. netto
do 50 dokumentów
- Wszystko z pakietu Basic
- Miesięczny wynik finansowy
- Dedykowana księgowa
- Wystawianie faktur sprzedaży w imieniu klienta – do 10 faktur/mies.
- Refundacja i korekty zestawień NFZ
Pro
1 699 zł/mies. netto
do 100 dokumentów
- Wszystko z pakietu Standard
- Rozszerzone podsumowanie i wsparcie
- Kontakt priorytetowy
- Wystawianie faktur sprzedaży w imieniu klienta – do 20 faktur/mies.
- Przesunięcia towaru między aptekami
Premium
2 599 zł/mies. netto
do 150 dokumentów
- Wszystko z pakietu Pro
- Kontrola należności i zobowiązań
- Podsumowanie z analizą
- Wystawianie faktur sprzedaży w imieniu klienta – do 30 faktur/mies.
- Wynik każdej apteki osobno
Kadry i usługi dodatkowe
Obsługa zatrudnienia i czynności wykraczające poza miesięczny abonament.
Kadry i płace
- Umowa o pracę od 70 zł/os./mies. wynagrodzenie, ZUS, dokumentacja kadrowa
- Umowa zlecenia lub o dzieło od 50 zł/os./mies. rachunek, podatek i ZUS – jeżeli dotyczy
- Wynagrodzenie członka zarządu z powołania od 50 zł/os./mies. naliczenie wynagrodzenia i rozliczeń
- Dodatkowa umowa lub aneks od 50 zł przygotowanie dokumentu
- Korekty poprzednich okresów wycena indywidualna zakres ustalany po analizie dokumentów
Obsługę zatrudnienia można dołączyć do wybranego pakietu księgowego. W ramach pełnej obsługi kadrowo-płacowej przygotowujemy m.in. listy płac i rachunki, zgłoszenia i wyrejestrowania ZUS, deklaracje ZUS, dokumentację pracowniczą oraz PIT-11.
Usługi dodatkowe
- Założenie JDG przy stałej obsłudze bezpłatnie
- Założenie JDG bez dalszej obsługi od 250 zł
- Pomoc przy założeniu spółki z o.o. od 699 zł
- Rejestracja do VAT od 250 zł
- Roczny PIT przedsiębiorcy poza pakietem od 250 zł
- Sprawozdanie finansowe i roczny CIT wycena indywidualna
- Przejęcie księgowości w trakcie roku wycena indywidualna
- Wyprowadzenie zaległości i korekty wycena indywidualna
- Raporty i zestawienia do banku wycena indywidualna
Opisz krótko swoją firmę – odeślemy konkretną kwotę i zakres obsługi w ciągu jednego dnia roboczego.
Ważne informacje
- Ostateczna cena zależy m.in. od liczby operacji bankowych, statusu VAT, transakcji zagranicznych, zatrudnienia, liczby rachunków, leasingów i środków trwałych.
- Za dokument uznajemy m.in. fakturę zakupu lub sprzedaży, raport fiskalny, listę płac, dokument wewnętrzny albo inny dokument wymagający zaksięgowania.
- Cennik ma charakter informacyjny i nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego. Do podanych cen należy doliczyć 23% VAT.
Zakres usług
Co obejmuje obsługa księgowa aptek?
Zakres obsługi dopasowujemy do formy działalności i wybranego pakietu. W ramach naszych usług księgowych dla aptek oferujemy m.in.:
Prowadzenie KPiR lub pełnych ksiąg rachunkowych apteki
Dobór formy opodatkowania właściciela i wspólników
Ewidencję refundacji z NFZ i uzgadnianie zestawień z wpływami
VAT i JPK_V7 przy kilku stawkach i sprzedaży z kas fiskalnych
Księgowanie faktur od hurtowni, korekt i bonusów obrotowych
Rozliczanie surowców i leków recepturowych
Spis z natury (remanent) na koniec roku i przy zmianie wspólnika
Dokumentowanie utylizacji leków przeterminowanych i wycofanych
Osobną ewidencję i wynik każdej apteki w sieci
Kadry i płace: farmaceuci, technicy farmaceutyczni, kierownik apteki
Reprezentację przed US i ZUS oraz wsparcie przy kontroli NFZ
Miesięczną analizę marży, rotacji zapasów i kosztów
Dokładny zakres usług zawartych w miesięcznej cenie zależy od wybranego pakietu.
Specyfika branży
Znamy pułapki księgowe aptek
Cztery rzeczy, na których najczęściej potykają się biura rachunkowe bez doświadczenia w obsłudze aptek:
Lek recepturowy i surowce w różnych stawkach VAT
Część surowców do receptury ma wyższą stawkę VAT niż gotowy lek recepturowy. Odliczenie podatku i koszt receptury liczymy z uwzględnieniem obu stawek.
Korekta zestawienia po terminie
Błąd w zestawieniu refundacyjnym można poprawić tylko w określonym terminie. Po jego upływie część refundacji może przepaść, dlatego rozbieżności wyjaśniamy po każdym okresie rozliczeniowym.
Remanent przy zmianie wspólnika
Spis z natury robi się na koniec roku, przy wejściu lub wyjściu wspólnika i przy zmianie proporcji udziałów. Jeśli zabraknie go na dzień zmiany, dochód wspólników zostanie błędnie policzony.
Przeterminowane leki też wymagają dokumentów
Leki przeterminowane, uszkodzone i wycofane z obrotu trzeba udokumentować protokołem i potwierdzeniem utylizacji. Inaczej urząd skarbowy może zakwestionować koszt i rozliczenie braków w magazynie.
Proces
Jak wygląda współpraca?
Trzy kroki od pierwszej rozmowy do przejęcia księgowości apteki – bez przestoju w rozliczeniach i bez ryzyka dla refundacji i terminów podatkowych.
Bezpłatna konsultacja i analiza
15 minut rozmowy o formie prawnej, liczbie aptek, hurtowniach i systemie aptecznym. Bez zobowiązań.
Oferta dopasowana do apteki
Stała cena miesięczna z wypisanym zakresem – inna dla jednej apteki farmaceuty, inna dla spółki z kilkoma aptekami. Umowę podpiszesz elektronicznie.
Przejęcie dokumentacji i start współpracy
Odbieramy dokumenty od poprzedniego biura, weryfikujemy poprawność przekazanych danych i ciągłość rozliczeń, po czym zgłaszamy pełnomocnictwa do US i ZUS. Ty w tym czasie prowadzisz aptekę.
FAQ – księgowość aptek
Najczęstsze pytania właścicieli aptek
Nie ma tu Twojego pytania? Napisz – odpowiadamy w ciągu jednego dnia roboczego.
Ile kosztuje księgowość apteki?
Cena zależy od liczby dokumentów, formy prawnej i liczby aptek. Apteka ma zwykle więcej faktur zakupowych niż przeciętna firma usługowa, bo dostawy z hurtowni przychodzą codziennie. Widełki znajdziesz w cenniku, a konkretną kwotę odsyłamy po 15-minutowej rozmowie i przejrzeniu dokumentów z jednego miesiąca.
Jak księgujecie refundację z NFZ?
Przychód z refundacji ujmujemy na podstawie zestawień refundacyjnych za każdy okres rozliczeniowy i uzgadniamy go z wpływami na rachunek. Korekty zestawień śledzimy osobno, a rozbieżności zgłaszamy od razu.
Jakie stawki VAT obowiązują w aptece?
Obowiązuje kilka stawek naraz – leki i wyroby medyczne mają stawkę obniżoną, część żywności jeszcze niższą, a kosmetyki i większość pozostałego asortymentu podstawową. Pilnujemy, żeby kasy fiskalne i system apteczny miały stawki przypisane poprawnie, bo błąd powtarza się przy każdej sprzedaży.
Czy apteka może rozliczać się ryczałtem?
Nie. Prowadzenie apteki wyklucza ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, także wtedy, gdy apteka jest tylko częścią działalności. Zostaje więc wybór między skalą podatkową a podatkiem liniowym. Przed wyborem liczymy obie formy na danych Twojej apteki i uwzględniamy składkę zdrowotną.
Kto może prowadzić aptekę?
Nowe zezwolenie na aptekę ogólnodostępną może uzyskać farmaceuta prowadzący jednoosobową działalność albo spółka jawna lub partnerska, której wspólnikami są wyłącznie farmaceuci. Jeden podmiot może prowadzić najwyżej cztery apteki. Apteki działające na zezwoleniach wydanych przed zmianą przepisów w 2017 roku mogą funkcjonować dalej.
Jak rozliczać rabaty i bonusy od hurtowni?
Rabaty i premie za obroty zwykle obniżają cenę zakupu, więc wymagają faktury korygującej od hurtowni. Inaczej jest z usługami marketingowymi, np. ekspozycją produktów – tu apteka sprzedaje usługę i sama wystawia fakturę. O rozliczeniu decyduje treść umów z hurtowniami, dlatego czytamy każdą z nich.
Kiedy apteka musi zrobić remanent?
Spis z natury sporządza się na koniec roku podatkowego, na rozpoczęcie działalności, przy zmianie wspólnika lub proporcji udziałów oraz przy likwidacji. Przy kilku aptekach spis robi się w każdej z nich. Pomagamy go przygotować i wycenić, ponieważ od wartości remanentu zależy wynik roku.
Obsługujecie sieci kilku aptek?
Tak. W księgach każdą aptekę wyodrębniamy jako osobne miejsce powstawania kosztów. Przesunięcia towaru między aptekami dokumentujemy, żeby stany magazynowe zgadzały się w każdej z nich.
Obsługujecie apteki spoza Krakowa?
Tak. Jako biuro rachunkowe dla aptek pracujemy zdalnie z klientami z całej Polski – dokumenty przekazujesz elektronicznie, a kontakt z księgowym prowadzisz mailowo, telefonicznie albo na wideorozmowie.
Czy pomożecie przejść z obecnego biura rachunkowego?
Tak. Przejmujemy dokumentację, weryfikujemy otwarcie ksiąg i ostatni remanent, ustalamy stan rozliczeń z US, ZUS i NFZ oraz przygotowujemy pełnomocnictwa. Cały proces zwykle zamyka się w jednym miesiącu i nie wymaga przerwy w rozliczeniach.
Skup się na biznesie, nie na podatkach
Pierwsza konsultacja jest bezpłatna i trwa 15 minut. Odpowiemy w ciągu jednego dnia roboczego.