Co można wrzucić w koszty firmy – koszty uzyskania przychodu w JDG

Stan prawny na 6 października 2026 r.

Czym są koszty uzyskania przychodu w działalności gospodarczej?

Definicję znajdziesz w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Ustawa wymienia tylko te wydatki, których do kosztów zaliczyć nie wolno. Resztę oceniasz sam, a urząd skarbowy sprawdza tę ocenę dopiero przy kontroli. Organy podatkowe uznają wydatek za koszt, gdy spełnia sześć warunków:

1. poniosłeś go sam – z pieniędzy firmowych lub prywatnych,
2. jest definitywny, czyli nikt Ci go nie zwrócił,
3. ma związek z działalnością, którą prowadzisz,
4. pomaga Ci osiągnąć przychód albo zachować lub zabezpieczyć jego źródło,
5. jest właściwie udokumentowany,
6. nie ma go wśród wyłączeń z art. 23.

Kosztów firmowych nie myl z kosztami pracowniczymi, które widzisz na pasku wypłaty. Kwota 250 albo 300 zł miesięcznie przysługuje przy umowie o pracę i uwzględnia ją pracodawca.

Jak koszty obniżają podatek i składkę zdrowotną?

Podatek dochodowy liczysz od dochodu, czyli od przychodu pomniejszonego o koszty. Na skali podatkowej każda złotówka kosztów obniża podatek o 12 groszy, a przy dochodzie powyżej 120 000 zł – o 32 grosze. Przy podatku liniowym ta sama złotówka obniża podatek o 19 groszy. Od dochodu zależy też składka zdrowotna, która wynosi 9% na skali i 4,9% na podatku liniowym. Koszty obniżają ją jednak tylko wtedy, gdy składka jest wyższa od minimalnej.

Wpisanie zakupu w koszty obniża podatek i składkę o 12-41% jego ceny, zależnie od formy opodatkowania i progu, a resztę płacisz sam.

Przykład

Pan Tomasz, programista z Krakowa, płaci podatek liniowy i jest czynnym podatnikiem VAT. Kupuje do firmy monitor za 2 000 zł netto, który brutto kosztuje 2 460 zł. Odlicza 460 zł VAT w deklaracji, a 2 000 zł wpisuje do kosztów. W uproszczeniu jego podatek spada o 380 zł, a składka zdrowotna o 98 zł, bo stawki 19% i 4,9% liczy teraz od dochodu mniejszego o 2 000 zł. Monitor kosztuje go więc w praktyce około 1 522 zł. Gdyby rozliczał się według skali podatkowej w pierwszym progu, zaoszczędziłby 420 zł, czyli 240 zł podatku i 180 zł składki.

Co można wrzucić w koszty firmy – przykłady

W tabeli zebraliśmy wydatki, które w jednoosobowej firmie zwykle są kosztem. Ostatnia kolumna pokazuje, na co trzeba uważać. Najwięcej pytań nasi klienci mają o samochód, telefon i pracę z domu, dlatego tym tematom poświęcamy osobne sekcje.

Rodzaj wydatku	Przykłady	Na co uważać
Biuro i lokal	najem lokalu albo miejsca w coworkingu, media, internet, sprzątanie	przy pracy z domu rozliczasz tylko część opłat przypadającą na działalność
Sprzęt i oprogramowanie	laptop, monitor, telefon, drukarka, licencje, abonamenty na programy	sprzęt o wartości powyżej 10 000 zł co do zasady amortyzujesz, ale nowy często rozliczysz jednorazowo
Usługi zewnętrzne	biuro rachunkowe, doradca podatkowy, prawnik, hosting, domena	porada w sprawie prywatnej, na przykład spadkowej, nie będzie kosztem
Marketing	strona internetowa, reklama w internecie, wizytówki, gadżety z logo	poczęstunek i prezenty dla klientów to zwykle reprezentacja
Transport	paliwo, serwis, ubezpieczenie, bilety komunikacji miejskiej, taksówki	przy aucie osobowym używanym też prywatnie rozliczasz tylko część wydatków
Rozwój	szkolenia, kursy, konferencje, książki branżowe	szkolenie musi dotyczyć działalności, którą prowadzisz
Podróże służbowe	noclegi, przejazdy, opłaty za parking, dieta	dieta przedsiębiorcy przysługuje tylko do wysokości diety pracowniczej
Towary i materiały	towary do sprzedaży, materiały, surowce	na koniec roku robisz spis z natury
Opłaty i ubezpieczenia	opłaty bankowe, OC działalności, ubezpieczenie sprzętu	składki ZUS rozliczasz według osobnych zasad opisanych niżej

Czego nie wrzucisz w koszty – najważniejsze wyłączenia

Art. 23 ust. 1 ustawy o PIT zawiera kilkadziesiąt wyłączeń. W jednoosobowych firmach najczęściej spotykamy te:

• reprezentacja, w tym usługi gastronomiczne, żywność i napoje, także alkoholowe (pkt 23),
• grzywny i kary pieniężne, na przykład mandaty (pkt 15), oraz kary umowne za wady towarów i usług (pkt 19),
• odsetki za zwłokę od zaległości podatkowych i innych należności budżetowych (pkt 18),
• wartość własnej pracy oraz pracy małżonka i małoletnich dzieci (pkt 10),
• darowizny (pkt 11),
• cena zakupu środka trwałego rozliczona od razu (pkt 1 lit. b) – zamiast niej kosztem są odpisy amortyzacyjne,
• VAT naliczony, który możesz odliczyć w deklaracji VAT (pkt 43).

Kosztem nie są też wydatki prywatne, nawet jeśli ponosisz je przy okazji pracy. Ubrania na co dzień, okulary czy karnet na siłownię nie mają związku z przychodem firmy.

Samochód w kosztach firmy

Zasady zależą od tego, czyj jest samochód i jak go używasz. Jeśli auto osobowe jest w ewidencji środków trwałych albo w leasingu, a jeździsz nim także prywatnie, do kosztów zaliczysz 75% wydatków na jego używanie (art. 23 ust. 1 pkt 46a). Chodzi między innymi o paliwo, serwis i ubezpieczenie. Przy prywatnym aucie, którego nie wprowadziłeś do firmy, rozliczasz 20% tych wydatków (pkt 46). Całość wrzucisz w koszty tylko wtedy, gdy auto służy wyłącznie firmie. Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, wyłącznie firmowe użycie auta musisz wykazać ewidencją przebiegu prowadzoną według ustawy o VAT.

Od 1 stycznia 2026 r. limit wartości auta, do którego rozliczasz amortyzację i raty leasingu, zależy od emisji CO₂. Wynosi 100 000 zł dla aut emitujących co najmniej 50 g CO₂/km, 150 000 zł przy niższej emisji i 225 000 zł dla aut elektrycznych i wodorowych. Zmiana nie objęła składek na AC, dla których nadal obowiązuje limit 150 000 zł. Jak te limity działają w praktyce, wyjaśniamy we wpisie o kupnie auta do firmy w 2026 roku.

Praca z domu, telefon i internet

Jeśli prowadzisz firmę w mieszkaniu, do kosztów zaliczysz część czynszu i mediów przypadającą na działalność, zwykle w proporcji do powierzchni pokoju, w którym pracujesz. Taki wydatek dokumentujesz dowodem wewnętrznym, na który pozwala rozporządzenie w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Samego mieszkania nie zamortyzujesz, ponieważ od 2023 r. przepisy wykluczają amortyzację lokali mieszkalnych (art. 22c pkt 2).

Abonament telefoniczny i internet na firmę są kosztem. Gdy z telefonu korzystasz też prywatnie, bezpieczniej jest rozliczać tylko część związaną z działalnością gospodarczą.

Jak dokumentować koszty?

Podstawowym dokumentem jest faktura wystawiona na firmę, z Twoim NIP. Od 2026 r. większość faktur trafia do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), a nowa księga przychodów i rozchodów ma osobną kolumnę na numer KSeF. Inne dokumenty wystarczą tylko w kilku sytuacjach.

• Paragon z NIP do 450 zł brutto (albo 100 euro) jest dziś fakturą uproszczoną. Przepisy przejściowe pozwalają na to tylko do 31 grudnia 2026 r.
• Paragon bez NIP w zasadzie nie wystarczy. Przepisy o księdze dopuszczają go wyjątkowo, na przykład przy tankowaniu za granicą.
• Dowód wewnętrzny wystawisz tylko w sytuacjach wskazanych w rozporządzeniu. Oprócz czynszu i mediów przy pracy z domu chodzi między innymi o dietę w podróży służbowej, opłaty sądowe i notarialne czy parkowanie bez paragonu.

Jeśli jednorazowa transakcja z innym przedsiębiorcą przekracza 15 000 zł, zapłać przelewem na rachunek z białej listy podatników VAT, inaczej nie zaliczysz wydatku do kosztów (art. 22p). Gdy przelejesz pieniądze na rachunek spoza listy, masz 7 dni, żeby złożyć zawiadomienie ZAW-NR w swoim urzędzie skarbowym.

Liczy się także termin zapłaty. Jeżeli nie zapłacisz zobowiązania wynikającego z transakcji handlowej w ciągu 90 dni od terminu płatności, co do zasady musisz odpowiednio zwiększyć podstawę opodatkowania w rozliczeniu za okres, w którym upłynęło 90 dni. Po zapłacie robisz korektę w drugą stronę.

Kiedy wpisujesz koszt do księgi?

Większość jednoosobowych firm prowadzi księgę metodą kasową. Nazwa bywa myląca, ponieważ w tej metodzie o dacie kosztu decyduje dzień wystawienia faktury, a nie dzień zapłaty (art. 22 ust. 6b). Fakturę z grudnia wpisujesz więc w koszty grudnia, nawet jeśli zapłacisz ją w styczniu. Towary, których nie sprzedasz do końca roku, ujmujesz w spisie z natury.

W metodzie memoriałowej koszty dzielisz na dwie grupy. Te, które da się powiązać z konkretnym przychodem, na przykład zakup towaru do sprzedaży, rozliczasz w roku, w którym osiągasz ten przychód. Pozostałe, takie jak najem biura czy abonament, ujmujesz w kosztach w dniu ich poniesienia.

Jak forma opodatkowania wpływa na koszty i składki ZUS?

Od formy opodatkowania zależy, które wydatki i składki obniżą Twój podatek.

	Skala podatkowa	Podatek liniowy	Ryczałt
Koszty uzyskania przychodu	rozliczasz	rozliczasz	nie rozliczasz
Składki społeczne ZUS	odliczasz od dochodu albo zaliczasz do kosztów	odliczasz od dochodu albo zaliczasz do kosztów	odliczasz od przychodu
Składka zdrowotna	nie odliczasz	zaliczasz do kosztów albo odliczasz od dochodu, łącznie do 14 100 zł w 2026 r.	odliczasz 50% zapłaconej składki od przychodu

Przy wysokich kosztach, na przykład w handlu albo transporcie, skala podatkowa lub podatek liniowy mogą okazać się tańsze od ryczałtu.

Co wrzucić w koszty firmy przed końcem roku?

Pod koniec roku klienci często pytają nas, co jeszcze kupić, żeby obniżyć podatek. Radzimy kupować tylko to, czego firma i tak potrzebuje. Wydatek bez związku z działalnością nie będzie kosztem, a przy potrzebnym zakupie odzyskasz w podatku i składce tylko część ceny, jak w przykładzie z monitorem.

Sprzęt zaplanowany na styczeń możesz jednak kupić w grudniu i rozliczyć jeszcze w tym roku. Do 31 grudnia musisz wtedy mieć fakturę, odebrać sprzęt i oddać go do użytku. Przed decyzją ustal z księgową:

• czy w tym roku Twój dochód przekroczy próg 120 000 zł na skali podatkowej, ponieważ wtedy grudniowy zakup obniży podatek według wyższej stawki,
• czy przy droższym sprzęcie możesz skorzystać z jednorazowej amortyzacji.

Najczęstsze błędy przy kosztach w JDG

• Zakupy tylko po to, żeby obniżyć podatek. Przy kontroli urząd pyta o związek każdego takiego wydatku z przychodem, a sama faktura tego związku nie dowodzi.
• Brak notatki przy nietypowym wydatku. Gdy związek zakupu z firmą nie jest oczywisty, zapisz od razu, do czego służył. Po kilku latach, przy kontroli, trudno to odtworzyć.
• Koszty prywatnego auta liczone jak firmowego. Z wydatków na samochód spoza ewidencji środków trwałych rozliczasz tylko 20%.
• Wpisywanie kosztu pod datą zapłaty. W metodzie kasowej liczy się dzień wystawienia faktury, więc grudniowa faktura opłacona w styczniu należy do grudnia.

Jak może pomóc Agmer?

Przy każdej fakturze sprawdzamy, czy i w jakiej części możesz ją rozliczyć. Pilnujemy limitów dla samochodów, płatności powyżej 15 000 zł i terminów zapłaty, a przed końcem roku podpowiadamy, które zakupy opłaca się zaplanować jeszcze w grudniu. Programistom i innym specjalistom pomagamy też rozliczać sprzęt, oprogramowanie i szkolenia. Więcej o tej współpracy przeczytasz na stronie o naszej księgowości dla branży IT.

Zakres i ceny obsługi księgowej JDG opisujemy na osobnej stronie. Możesz też umówić się na bezpłatną 15-minutową konsultację albo zadzwonić do naszego biura w Krakowie.

Gotowy, żeby skupić się na biznesie zamiast na podatkach?

Pierwsza konsultacja jest bezpłatna i trwa 15 minut. Odpowiemy w ciągu jednego dnia roboczego.

Umów się na bezpłatną konsultację

Zadzwoń do nas

FAQ