Mechanizm podzielonej płatności i biała lista VAT – jak płacić kontrahentom, żeby nie odpowiadać za ich VAT

Stan prawny na 6 października 2026 r.

Na czym polega mechanizm podzielonej płatności?

Mechanizm podzielonej płatności, nazywany też split payment, to sposób zapłaty faktury, w którym bank dzieli Twój przelew na dwie części. Kwota netto trafia na zwykły rachunek firmowy sprzedawcy, a VAT na jego rachunek VAT. Z tego rachunku sprzedawca może wydać pieniądze tylko na cele wskazane w przepisach.

Bank zakłada rachunek VAT automatycznie dla każdego rachunku firmowego, więc nie musisz o niego wnioskować ani znać jego numeru. W bankowości internetowej wybierasz osobny rodzaj przelewu, który przepisy nazywają komunikatem przelewu. Wpisujesz w nim:

• kwotę brutto, którą płacisz – całą albo jej część,
• kwotę VAT,
• numer faktury, a od 1 stycznia 2027 r. przy e-fakturze z KSeF jej numer KSeF,
• NIP sprzedawcy.

Kwotę VAT bank pobiera najpierw z Twojego rachunku VAT, a gdy brakuje tam środków, z rachunku firmowego. Pieniądze, które klienci wpłacili Ci w MPP, wydasz z rachunku VAT między innymi na:

• VAT z faktur od dostawców, płacony w MPP,
• VAT, PIT i CIT wpłacane do urzędu skarbowego, także z odsetkami,
• akcyzę i cło,
• składki ZUS i KRUS.

Żeby przenieść pieniądze z rachunku VAT na zwykły rachunek firmowy, składasz wniosek do naczelnika urzędu skarbowego. Naczelnik ma 60 dni na wydanie postanowienia.

Kiedy mechanizm podzielonej płatności jest obowiązkowy?

MPP jest obowiązkowy, gdy kwota należności ogółem na fakturze przekracza 15 000 zł, a co najmniej jedna pozycja dotyczy towarów lub usług z załącznika nr 15 do ustawy o VAT. Obowiązek dotyczy transakcji między firmami i wynika z art. 108a ust. 1a ustawy o VAT.

Przy dokonywaniu płatności za nabyte towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy, udokumentowane fakturą, w której kwota należności ogółem przekracza kwotę 15 000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, podatnicy są obowiązani zastosować mechanizm podzielonej płatności.

Kwota należności ogółem to wartość brutto całej faktury, a nie jednej pozycji. Faktura na 20 000 zł brutto, na której tylko jedna pozycja za 2 000 zł jest objęta załącznikiem nr 15, i tak wymaga zapłaty w MPP. Każdą fakturę oceniasz osobno, więc dwóch faktur po 10 000 zł nie sumujesz.

Załącznik nr 15 liczy dziś 150 pozycji. Są w nim między innymi paliwa, stal, złom, laptopy, smartfony, części samochodowe i roboty budowlane. Z obowiązkowym MPP często spotykają się więc firmy transportowe, które tankują i serwisują flotę, a także spółki IT kupujące sprzęt.

Od 1 stycznia 2027 r. załącznik nr 15 otrzyma nowe brzmienie. Będzie miał 87 pozycji i opisywał towary kodami CN. Przykłady wymienione wyżej nadal się w nim znajdą.

Faktury objętej obowiązkowym MPP nie zapłacisz kartą ani gotówką, tylko przelewem z rachunku firmowego.

Sytuacja	MPP	Co robisz
Faktura powyżej 15 000 zł brutto z co najmniej jedną pozycją z załącznika nr 15, kupuje firma (także zwolniona z VAT)	obowiązkowy	płacisz komunikatem MPP z rachunku firmowego
Faktura z VAT do 15 000 zł brutto albo bez towarów i usług z załącznika nr 15	dobrowolny	decydujesz sam, MPP przydaje się przy nowym albo niepewnym kontrahencie
Faktura za usługi z nowego załącznika nr 16, na przykład IT, księgowe, doradcze, reklamowe (od 1 stycznia 2027 r.)	dobrowolny	płacisz w MPP, żeby nie odpowiadać za VAT sprzedawcy
Faktura bez kwoty VAT, na przykład od firmy zwolnionej z VAT	nie dotyczy	powyżej 15 000 zł płacisz zwykłym przelewem z rachunku firmowego
Zakup przez osobę prywatną	nie dotyczy	obowiązek MPP mają tylko firmy
Rozliczenie przez potrącenie (kompensatę)	nie dotyczy kwot potrąconych	resztę należności płacisz w MPP (art. 108a ust. 1d)

Jak sprzedawca oznacza fakturę objętą MPP?

Sprzedawca umieszcza na takiej fakturze adnotację mechanizm podzielonej płatności (art. 106e ust. 1 pkt 18a ustawy o VAT). W e-fakturze wystawianej w KSeF adnotację zastępuje pole P_18A, w którym wartość 1 oznacza fakturę objętą obowiązkowym MPP. Twój obowiązek jako kupującego nie zależy jednak od tej adnotacji. Jeśli faktura spełnia warunki z art. 108a ust. 1a, płacisz w MPP także wtedy, gdy sprzedawca zapomniał ją oznaczyć.

Jak zapłacić fakturę powyżej 15 000 zł krok po kroku?

Zanim zapłacisz fakturę od firmy na ponad 15 000 zł, sprawdź dwie rzeczy – czy faktura wymaga przelewu MPP i czy rachunek sprzedawcy jest na białej liście.

1. Sprawdź fakturę. Zobacz, czy kwota brutto przekracza 15 000 zł i czy faktura ma adnotację MPP albo pozycję z załącznika nr 15.
2. Sprawdź rachunek na białej liście w dniu zlecenia przelewu. W wyszukiwarce wykazu podatników VAT wpisz NIP sprzedawcy i upewnij się, że rachunek z faktury jest w wykazie.
3. Zapisz potwierdzenie. Wyszukiwarka nadaje każdemu zapytaniu identyfikator i pozwala pobrać wynik jako PDF. Zapisany plik dołącz do dokumentów dotyczących tej płatności.
4. Wybierz przelew MPP z rachunku firmowego. Jako rachunek odbiorcy podaj zwykły rachunek sprzedawcy, a jego rachunek VAT bank ustali sam.
5. Uzupełnij komunikat przelewu. Wpisz kwotę brutto, kwotę VAT z faktury, numer faktury i NIP sprzedawcy, a potem zachowaj potwierdzenie z banku. Od 1 stycznia 2027 r. przy e-fakturze z KSeF podasz numer KSeF zamiast numeru faktury. Ten numer będzie obowiązkowy także w zwykłym przelewie między czynnymi podatnikami VAT (art. 108g ustawy o VAT).
6. Złóż ZAW-NR, jeśli rachunku nie było w wykazie. Masz na to 7 dni od zlecenia przelewu.

Przykład

Pan Michał prowadzi w Krakowie spółkę programistyczną i kupuje dla zespołu pięć laptopów za 30 000 zł netto. Faktura opiewa na 36 900 zł brutto, w tym 6 900 zł VAT. Laptopy są w załączniku nr 15, więc MPP jest obowiązkowy. W dniu zlecenia przelewu pan Michał sprawdza rachunek sprzedawcy na białej liście i zapisuje PDF z potwierdzeniem. Potem w komunikacie przelewu wpisuje 36 900 zł brutto, 6 900 zł VAT, numer faktury i NIP sprzedawcy. Bank pobiera 6 900 zł z rachunku VAT spółki, na który wcześniej wpłynął VAT od klientów, a 30 000 zł z rachunku firmowego. Gdyby spółka zapłaciła zwykłym przelewem, a sprzedawca nie rozliczył VAT, groziłaby jej sankcja 2 070 zł, czyli 30% z 6 900 zł. W tym samym miesiącu spółka dostaje od programisty współpracującego na B2B fakturę na 24 600 zł brutto. Ta usługa nie jest w załączniku nr 15, więc MPP jest dobrowolny. Od 1 stycznia 2027 r. zapłata w MPP ochroni spółkę przed odpowiedzialnością za VAT podwykonawcy.

Co grozi za przelew bez split payment?

Za pominięcie obowiązkowego MPP odpowiadają obie strony transakcji. Kupujący ryzykuje sankcję i utratę kosztu, a sprzedawca – sankcję za brak adnotacji na fakturze.

Kto	Co zrobił	Skutek	Przepis
Kupujący	mimo obowiązku MPP zapłacił zwykłym przelewem, kartą albo gotówką	dodatkowe zobowiązanie w wysokości 30% VAT przypadającego na pozycje z załącznika nr 15	art. 108a ust. 7 ustawy o VAT
Kupujący	jak wyżej, a faktura miała adnotację MPP	wydatek nie jest kosztem w PIT ani w CIT	art. 22p ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT, art. 15d ust. 1 pkt 3 ustawy o CIT
Sprzedawca	nie umieścił adnotacji na fakturze objętej obowiązkiem	dodatkowe zobowiązanie w wysokości 30% VAT przypadającego na pozycje z załącznika nr 15, chyba że kupujący zapłacił ten VAT w MPP	art. 106e ust. 12 i 13 ustawy o VAT
Osoba fizyczna, w tym JDG	jedno z naruszeń powyżej	zamiast sankcji 30% grzywna do 720 stawek dziennych dla kupującego albo do 180 dla sprzedawcy, a w wypadku mniejszej wagi kara za wykroczenie skarbowe	art. 57c § 1 i art. 62 § 1 Kodeksu karnego skarbowego

Sankcji z art. 108a ust. 7 urząd nie ustala, jeśli sprzedawca rozliczył cały VAT z faktury (art. 108a ust. 8). Gdy MPP pominie spółka, sankcję 30% płaci ona sama, a osoba, która zajmuje się jej sprawami finansowymi, może też odpowiadać na podstawie Kodeksu karnego skarbowego (art. 9 § 3).

Czym jest biała lista VAT i kiedy musisz ją sprawdzić?

Biała lista VAT to wykaz podatników VAT prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (art. 96b ustawy o VAT). Pokazuje, czy firma jest czynnym podatnikiem VAT, podatnikiem zwolnionym czy niezarejestrowanym, oraz jakie rachunki firmowe zgłosiła. Wyszukiwarka jest bezpłatna i działa na stronie podatki.gov.pl.

Rachunek sprawdzasz, gdy transakcja z inną firmą przekracza 15 000 zł, a sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT. Bierzesz pod uwagę wartość całej transakcji, a nie pojedynczej płatności. Taką transakcję musisz zresztą opłacić przelewem (art. 19 Prawa przedsiębiorców), a zapłata gotówką wyklucza zaliczenie wydatku do kosztów.

Liczy się stan wykazu z dnia zlecenia przelewu, a nie z dnia otrzymania faktury. Sprzedawca mógł w tym czasie zmienić rachunek albo stracić status czynnego podatnika VAT. Większość faktur trafia od 2026 r. do KSeF i często zawiera numer rachunku, ale KSeF nie sprawdza, czy ten rachunek jest na białej liście. To nadal Twoje zadanie.

Gdy sprzedawca jest zwolniony z VAT, biała lista nie wpływa na Twoje koszty, a fakturę powyżej 15 000 zł opłacasz po prostu przelewem z rachunku firmowego. Kiedy firmie opłaca się zostać na zwolnieniu, a kiedy zarejestrować się do VAT, wyjaśniamy we wpisie o nowym limicie zwolnienia z VAT.

Co zrobić, gdy zapłaciłeś na rachunek spoza białej listy?

Złóż zawiadomienie ZAW-NR w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu. Wysyłasz je do swojego urzędu skarbowego, najwygodniej przez e-Urząd Skarbowy. Zawiadomienie składasz przy pierwszej płatności na dany rachunek.

Bez zawiadomienia przelew na rachunek spoza listy ma dwa skutki. Wydatku nie zaliczysz do kosztów w PIT ani w CIT (art. 22p ustawy o PIT, art. 15d ustawy o CIT). Jeśli wydatek jest już w kosztach, zmniejszasz je w miesiącu zapłaty. Odpowiadasz też solidarnie ze sprzedawcą za jego zaległości w VAT w części przypadającej na tę transakcję (art. 117ba Ordynacji podatkowej).

Zawiadomienie ZAW-NR złożone w terminie zachowuje koszt i zdejmuje z Ciebie solidarną odpowiedzialność. Tej odpowiedzialności nie poniesiesz też wtedy, gdy zapłaciłeś w MPP. Jak próg 15 000 zł działa przy rozliczaniu wydatków w jednoosobowej firmie, wyjaśniamy w poradniku o tym, co można wrzucić w koszty firmy.

Jak split payment chroni przed odpowiedzialnością za VAT kontrahenta?

Zapłata w MPP to najprostszy sposób, żeby nie odpowiadać za VAT, którego sprzedawca nie wpłacił do urzędu. VAT z Twojej płatności trafia na jego rachunek VAT i nie da się go swobodnie wypłacić, dlatego przepisy zwalniają kupującego z tej odpowiedzialności.

Dziś ochrona działa w dwóch sytuacjach. Kto kupuje niektóre towary wrażliwe, takie jak paliwa czy metale, odpowiada za VAT dostawcy, jeśli wiedział albo miał uzasadnione podstawy przypuszczać, że dostawca go nie wpłaci (art. 105a ustawy o VAT). Druga to odpowiedzialność z art. 117ba Ordynacji podatkowej, która powstaje po przelewie na rachunek spoza białej listy. W obu przypadkach zapłata w MPP wyłącza odpowiedzialność po stronie kupującego.

Kiedy odpowiesz za VAT dostawcy usług niematerialnych?

Solidarną odpowiedzialność na wybrane usługi niematerialne rozszerza ustawa z 4 września 2026 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz.U. z 2026 r. poz. 1270). Prezydent podpisał ją 25 września 2026 r. Większość jej przepisów, w tym te o odpowiedzialności solidarnej, zacznie obowiązywać 1 stycznia 2027 r. Pojedyncze zmiany wejdą w życie w innych terminach – 1 grudnia 2026 r., 1 lipca 2027 r., 1 stycznia 2028 r. i 1 lipca 2028 r.

Nowy załącznik nr 16 do ustawy o VAT ma 12 pozycji, w tym usługi programistyczne, doradztwo informatyczne, hosting, usługi rachunkowo-księgowe, doradztwo biznesowe, reklamę, badania rynku i badania naukowe. Odpowiedzialność może Cię objąć, gdy należność ogółem na fakturze wynosi co najmniej 15 000 zł. Drugi przypadek to zakup takich usług od jednej firmy za ponad 50 000 zł netto w miesiącu. Dzieje się tak jednak tylko wtedy, gdy wiedziałeś albo miałeś uzasadnione podstawy przypuszczać, że VAT nie trafi do urzędu skarbowego. Nowe przepisy obejmą usługi, przy których obowiązek podatkowy powstanie 1 stycznia 2027 r. lub później.

Zapłata w MPP wyłączy tę odpowiedzialność (art. 105a ust. 3 pkt 6). Jeśli Twoja spółka co miesiąc rozlicza się z programistami albo agencjami, ich faktury od 15 000 zł opłacaj w MPP. To samo dotyczy mniejszych faktur od wykonawcy, któremu płacisz ponad 50 000 zł netto miesięcznie. Przechowuj też dowody wykonania usługi, takie jak protokoły odbioru, raporty i korespondencja z wykonawcą.

Najczęstsze błędy przy płatnościach powyżej 15 000 zł

• Liczenie progu od kwoty netto. Próg MPP dotyczy kwoty brutto całej faktury. Faktura na 13 000 zł netto, czyli 15 990 zł brutto, już go przekracza.
• Sprawdzanie białej listy tylko przy pierwszej fakturze. Rachunek kontrahenta może się zmienić, a liczy się stan z dnia zlecenia każdego przelewu.
• Dzielenie umowy na mniejsze faktury. Przy białej liście liczy się wartość całej transakcji, więc raty po 10 000 zł z umowy na 40 000 zł nadal muszą trafić na rachunek z wykazu.
• Płatność z prywatnego konta albo kartą. Przelewu MPP nie zlecisz z rachunku osobistego, a obowiązkowego MPP nie zrealizujesz kartą.
• Za niska kwota VAT w komunikacie. Wtedy część podatku trafi na zwykły rachunek sprzedawcy, a Ty nie wykonasz w pełni obowiązku MPP.
• Spóźnione zawiadomienie ZAW-NR. Termin 7 dni biegnie od zlecenia przelewu, a nie od dnia, w którym ktoś w firmie zauważy pomyłkę.

Jak może pomóc Agmer?

Sprawdzamy każdą fakturę kosztową pod kątem MPP i przypominamy o przelewie podzielonym przed terminem płatności. Pomagamy wprowadzić w firmie procedurę sprawdzania białej listy, a po pomyłce przygotowujemy zawiadomienie ZAW-NR w terminie 7 dni. Spółkom, które kupują usługi IT, marketingowe albo doradcze, wskazujemy faktury od podwykonawców do opłacenia w MPP.

Ceny i zakres obsługi księgowej spółek oraz księgowości dla JDG przedstawiamy w ofercie. Możesz też umówić się na bezpłatną 15-minutową konsultację albo zadzwonić do naszego biura w Krakowie.

Gotowy, żeby skupić się na biznesie zamiast na podatkach?

Pierwsza konsultacja jest bezpłatna i trwa 15 minut. Odpowiemy w ciągu jednego dnia roboczego.

Umów się na bezpłatną konsultację

Zadzwoń do nas

FAQ